Honold digitalisiert sich von innen mit selbstgebauten Apps
Manuel Schneider, Leiter Integrierte Managementsysteme der Honold Contract Logistics GmbH, war zunächst gar nicht auf der Suche nach einer Lösung für ein akutes Problem. Er wollte das innovative Denken im Unternehmen fördern und zukunftsträchtige Projekte vorantreiben, die das Unternehmen in ein neues Zeitalter katapultieren. In der Findungsphase ist er auf smapOne gestoßen und war begeistert von den Möglichkeiten. Anhand konkreter Use Cases im Unternehmen wurden die Einsatzmöglichkeiten und Potenziale von smapOne ermittelt und pilotiert.
Die Vision: grün und innovativ
Das Unternehmen bietet seinen Kunden effizienteste Prozesse entlang deren Supply Chain durch Einsatz modernster Technologien und verfolgt dabei einen generationenübergreifenden und ökologischen Ansatz: Konzepte für Green-IT-Rechenzentren, Elektromobilität sowie modernste Logistikimmobilien sind Teil der Unternehmensstrategie. Nicht umsonst trägt das Unternehmen stolz den Slogan „Logistik ist grün“. Im Zuge des Innovationsmanagements werden althergebrachte Abläufe überdacht und in schlanke digitale Prozesse überführt.
Die Herausforderung: papierlastig und ineffizient
In analogen internen Prozessen steckten Potenziale hinsichtlich Effizienz – auch unter ökologischen Aspekten. Händische Protokolle auf Vordrucken, welche mit Fotodokumentation ergänzt werden mussten, führten zu teils hohen Nachbearbeitungsaufwänden. Durch das Digitalisieren der Daten, Erstellen von Dokumenten und die Zusammenführung mit den erstellten Fotos ergaben sich zudem Fehlerquellen durch schlecht lesbare handschriftliche Notizen und die mögliche Vertauschung von Bildmaterialien. Im konkreten Fall der Wareneingangskontrolle war diese Vorgehensweise für jeden erfassten Mangel notwendig und die Dokumentation musste zudem per E-Mail an den Kunden verschickt werden.
Ähnliche Vorgehensweisen mit vielen Medienbrüchen zeigten sich an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen. Zeit- und kostenintensive Prozesse und eine aufwendige Sicherung der Datenqualität waren die Folge. Bis zur Entdeckung der smapOne Plattform wurden diese Prozesse als notwendige Routine ausgeführt. An die Verwendung von Apps hatte man schon im Vorfeld bei diversen Themen gedacht. Da es sich jedoch bis dahin immer um Einzellösungen handelte, wurden die Ideen aus Kostengründen verworfen.
Das Mindset: erst skeptisch, dann begeistert
Vor der Zusammenarbeit mit smapOne informierte Honold die Mitarbeiter an 14 Standorten und erklärte das geplante Vorgehen. Auf Mitarbeiterebene stieß die Idee anfangs nicht überall auf positive Resonanz. Die Herausforderung, aus altbewährten Routinen auszubrechen und den Sprung in die Digitalisierung zu wagen, löste zunächst Skepsis aus.
Die Projektbeteiligten wussten, dass die Mitarbeiter in den Fachabteilungen ihre Prozesse genauestens kennen und es daher am besten verstehen, diese zu optimieren. Deshalb wurden die Mitarbeiter aktiv ins Boot geholt. In mehreren Workshops zeigte smapOne spannende Möglichkeiten auf, mit smaps (selbstgebauten Apps) einfach und selbstständig den eigenen Arbeitsbereich zu gestalten und die Digitalisierung konkret im Unternehmen umzusetzen. Die Workshops wurden sehr gut angenommen und konnten Zweifel und Bedenken zerstreuen.
Mitarbeiter werden zu innovativen Creatoren
- 323 | Prototypen-smaps in 18 Monaten
- 48 | Aktive smaps in Unternehmensabläufe integriert
- 15 | Unternehmensvorlagen für noch schnellere smap-Entwicklung
Die Lösungen: zeitsparend und motivierend
Nun wurden an den verschiedenen Standorten interessierte technikaffine und engagierte Mitarbeiter zu „Creatoren“ ausgebildet. Sie analysieren und bewerten seitdem die existierenden Abläufe und kreieren passende Lösungen zu ihren eigenen Prozessen. Die Begeisterung der Mitarbeiter wurde vor allem dadurch geschürt, dass ihnen keine fertigen Lösungen vorgesetzt wurden, sondern sie sich aktiv einbringen und Lösungen selbst entwerfen können.
Am Beispiel Wareneingangskontrolle erläutert Manuel Schneider: „Wir haben unter Sicherstellung der Kundenbedürfnisse eine deutlich effizientere Lösung mit smapOne generiert und konnten dadurch proaktiv Mehrwert für unseren Kunden generieren. Die Begeisterung des Kunden durch den Einsatz von smaps war für mich tatsächlich ein prägendes Erlebnis.“
In 18 Monaten haben die Creatoren der Honold Logistik Gruppe mehr als 300 Prototypen-smaps „entwickelt“ und knapp 50 aktive smaps in die verschiedensten Prozesse integriert. Dadurch bleibt nun viel händische Nachbearbeitung erspart, die Mitarbeiter erleben den Alltag als weniger anstrengend, sind motivierter und haben mehr Spaß an der Arbeit.
Wofür werden bei Honold smaps eingesetzt?
- Checklisten und Protokolle wie Stapler- und Regalprüfungen
- Wareneingangskontrollen wie Dokumentation von Anliefermängeln
- Abfahrtskontrollen
- Schulungen, Unterweisungen, Wissensabfragen
Inzwischen ist innerhalb der Honold Logistik Gruppe eine aktive Creatoren Community entstanden. Regelmäßig kommunizieren sie untereinander, tauschen sich über neue smap-Ideen aus und befeuern so die digitale Zukunft des Unternehmens.
Der Nebeneffekt: Creatoren „denken“ in smaps
Manuel Schneider, Leiter Integrierte Managementsysteme der Honold Contract Logistics GmbH, ist begeistert und berichtet: „Wir dachten, smapOne sei ein Tool zur Digitalisierung von Randprozessen – aber es ist viel mehr als das! Mit smapOne haben wir unseren Mitarbeitern, ein Werkzeug an die Hand gegeben, mit dem sie spielerisch und selbstständig Prozesse verbessern und digitalisieren.“ Und weiter: „Der App-Baukasten von smapOne ist bei unseren Mitarbeitern mittlerweile zur Normalität geworden. Die Lösung schärft das Prozessverständnis unserer Creatoren. Sie denken quasi in smaps. Wenn ein Problem auftaucht, überlegen sie zuerst, ob man dafür nicht schnell selbst eine smap bauen könnte. – Das ist richtig cool!“